Gestionnaire technico admnistratif en renfort

Présentation du poste

Le Département du Val-de-Marne

Recrute sans délai (par voie contractuelle)

Un Gestionnaire technico-administratif (F/H)

Direction des Bâtiments

Filière Technique – Catégorie B

Présentation de la direction

Le Val-de-Marne, un Département au service des publics.
Avec 8 000 agentes et agents, le Département du Val-de-Marne est l’un des premiers employeurs du territoire. La Direction des bâtiments a pour mission de construire, restructurer, réhabiliter et assurer la maintenance des bâtiments administratifs, sociaux et culturels, des collèges et plus largement de l’ensemble du bâti départemental. Elle organise des tâches relatives à la maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre des opérations. Elle gère et prépare les budgets d’investissement et de fonctionnement afférents à ces opérations.

Le service Collèges de la Direction des bâtiments assure la maintenance et le développement d’un patrimoine bâti de plus d’une centaine d’établissements, au travers d’opérations de maintenance, d’embellissement, de réhabilitation, de reconstruction et de construction, dans le respect du programme fonctionnel et technique collèges, ainsi que des orientations environnementales de la collectivité.

Présentation générale des missions

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du secteur technico-administratif, vos missions se décomposent comme suit :

ACCUEIL

Assurer, en coordination avec les agents du secteur, une permanence continue de 8h30 à 17h30 (accueil physique et téléphonique)
Comme suite à une analyse de la demande, assurer une bonne transmission de la sollicitation (destinataire adéquate et transcription de la demande)

SECRETARIAT

Préparer et participer à différentes réunions et en rédiger les comptes rendus
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et courriels
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques vers les destinataires du service
Gérer les agendas délégués, prendre et organiser les rendez vous
Assurer l’organisation logistique de réunions (réservation de salles, convocations…)
Photocopier, scanner, assembler, enregistrer, trier des documents,
Contribuer au renseignement de la base de gestion patrimoniale GIP

ASSISTANCE TECHNICO-ADMINISTRATIVE

Renseigner les tableaux de suivi d’activités du secteur
Gestion des ordre de service et des factures dématérialisées, conformément à la procédure
Gérer les problématiques comptables en lien avec le service financier de la direction, conformément à la procédure
Accompagner les agents du secteur pour le classement, l’archivage papier et/ou informatique dans le respect des procédures mises en place
Relancer les entreprises pour fluidifier la chaine de facturation comme suite à la réception des travaux
Participer à la mise en forme de divers dossiers, dont demandes d’autorisation d’urbanisme ou ERP (déclarations préalables, DACAM-ERP)
Assurer le traitement des documents liés aux opérations (sous-traitants, imprimés CERFA, courriers divers…)
Assurer, en lien avec le pôle maintenance, notamment les « chargés de patrimoine » la saisie de données techniques dans le logiciel de gestion patrimoniale (GIP)

Expérience requise

Profil : Et si c’était vous ?

Profil Bac/Bac+2 avec une expérience en gestion administrative
Savoir hiérarchiser les priorités et adapter son activité en fonction des priorités
Savoir utiliser les logiciels – Outlook, Word, Excel et Powerpoint
Règles d'expression écrite et oral

Vous vous reconnaissez dans cette description ? Alors n'hésitez plus et postulez !

Informations pratiques

Encore une hésitation sur les atouts de ce poste ? La rémunération et avantages sociaux :

· D’une politique de formation dynamique,

· D’une rémunération attractive (RIFSEEP et prime de fin d’année)

· Poste en CDD de 1 an

· Poste basé à Créteil

Candidature

Déposez votre candidature en ligne (jusqu'au samedi 18 mai 2024)

Les agents intéressés disposent d'un délai d'un mois à compter de la date de parution du poste pour faire parvenir leur demande de changement de service.